บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง ตามสัญญาสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

     การ บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง ตามสัญญาและงวดงานเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจรับเหมา หากกิจการต้องการออกเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงินพร้อมให้ระบบรับรู้รายได้ตามงวดงาน สามารถทำตามขั้นตอนได้ดังนี้

1. บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง ขั้นตอนการออกใบเสนอราคาเพื่อเสนองานก่อสร้าง

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > + สร้าง

2. ใส่รายละเอียดแต่ละช่องตามข้อมูลของกิจการ

• เลขที่เอกสาร : ระบบรันเลขที่เอกสารให้อัตโนมัติ หรือกำหนดเองได้

• ชื่อลูกค้า : ชื่อกิจการหรือบุคคลที่กิจการให้บริการ

• วันที่ออกเอกสาร : วันที่ของเอกสารที่ต้องการออกให้กับทางลูกค้า

• วันที่ใช้ได้ถึง : วันที่ครบกำหนดการตอบรับใบเสนอราคา หรือเครดิตวันที่ให้แก่ลูกค้า

• รายการ : ช่องสินค้า/บริการ เลือกชื่อบริการที่ต้องการให้ปรากฏบนเอกสารให้แก่ลูกค้า

  • สามารถกด + เพิ่มสินค้า/บริการ เพื่อเลือกสร้างบริการใหม่ (ดังภาพ)

  • หรือเลือกชื่อบริการที่มีอยู่เดิมในฐานข้อมูลบริการของกิจการ

2.1. หากมีการเพิ่มชื่อบริการ

• เลขที่บริการ : ระบบรันเลขที่บริการให้อัตโนมัติ หรือกำหนดเองได้

• ประเภท : เลือกบริการ

• ข้อมูลบริการ

  • ชื่อบริการ : ใส่ชื่อบริการตามงานที่ต้องการเรียกเก็บเงินลูกค้า

  • คำบรรยายบริการ : สามารถใส่เพิ่มเติมเป็นรายละเอียดของการบริการนั้นๆได้

  • หน่วย : ใส่หน่วยของบริการนั้น ระบบมีหน่วยมาตรฐานให้ไว้และสามารถเพิ่มเองตามความต้องการใช้ได้

  • รูปบริการ : สามารถเพิ่มรูปภาพสำหรับการบริการนั้นๆได้สูงสุด 5 รูป และมี 1 รูปที่ต้องเลือกให้เป็นรูปหลักเพื่อไปปรากฏหน้าชื่อบริการบนเอกสาร

ข้อมูลราคามาตรฐาน

• ราคาขาย/หน่วย : ราคาของการให้บริการนั้นๆ (*ไม่จำเป็นต้องระบุ)

• ราคาซื้อ/หน่วย : ราคาของการซื้อบริการนั้นๆ (*ไม่จำเป็นต้องระบุ)

  หมายเหตุ : การใส่ราคาซื้อและขาย จะเป็นราคามาตรฐานปรากฏในหน้าเอกสารใให้อัตโนมัติเมื่อมีการใช้ชื่อบริการไปออกเอกสาร

ข้อมูลการบันทึกบัญชี

• บันทึกบัญชีขาย : ผูกชื่อบัญชีที่ต้องการลงบันทึกบัญชีเมื่อมีการให้บริการ เลือกผังบัญชีเพื่อเป็นการรับรู้รายได้ เลือก “รายได้ค่าก่อสร้าง”

• บันทึกบัญชีซื้อ : ผูกชื่อบัญชีที่ต้องการลงบันทึกบัญชีเมื่อมีการบันทึกซื้อบริการ เลือกผังบัญชีเพื่อเป็นการรับรู้รายจ่าย เลือก “ต้นทุนการก่อสร้าง”

2.2. เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด บันทึก

• บัญชี : ระบบจะดึงผังบัญชีให้อัตโนมัติตามรายการที่ผูกบัญชีไว้จากการสร้างบริการ

• คำอธิบาย : ระบบจะดึงชื่อบัญชีให้อัตโนมัติตามชื่อบริการ

• จำนวน : จำนวนของการให้บริการ

• ราคา/หน่วย : ราคาของบริการ

• ส่วนลด/หน่วย : จำนวนเงินส่วนลด (ถ้ามี)

• ภาษี : อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม

• มูลค่าก่อนภาษี : ระบบคำนวณมูลค่าให้อัตโนมัติ

• หัก ณ ที่จ่าย : อัตราที่ต้องถูก หัก ณ ที่จ่าย *เลือกใส่หรือไม่ใส่ก็ได้

• + เพิ่มรายการใหม่ : หากมีบริการอื่นๆนอกเหนือจากบรรทัดแรก สามารถเพิ่มเติมได้

• + เพิ่มคำอธิบายรายการ : หากมีคำอธิบายหรือรายละเอียดที่ต้องการแจ้งบนเอกสารสามารถกดเพื่อพิมพ์คำอธิบายรายการเพิ่มได้

2.3. เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กด อนุมัติใบเสนอราคา

3. การตอบรับใบเสนอราคาจากลูกค้า

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > รอตอบรับ

3.1. เลือกเอกสารที่ต้องการตอบรับ > กดตอบรับ

จะมี Pop-Up ขึ้นแสดง ให้ระบุวันที่ลูกค้ายอมรับใบเสนอราคา และกดปุ่มยืนยัน

หมายเหตุ: ใบเสนอราคาที่กดยอมรับแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขได้

• จากนั้น สถานะเอกสารจะถูกเปลี่ยนเป็น ยอมรับแล้ว

• สามารถกด สร้างใบแจ้งหนี้จากเอกสารใบเสนอราคานั้น เพื่อเรียกเก็บเงินลูกค้าตามราคางวดงานที่ต้องการ

4. การสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อ บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง

ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติต่อจากใบเสนอราคา ให้ทำการตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดของรายการต่างๆ

• ขั้นตอนนี้สามารถบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตามงวดงานโดยกำหนดราคาเรียกเก็บตามงวดนั้นๆ (ดังภาพ)

• หากเรียบร้อยแล้วสามารถกด อนุมัติใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ระบบออกเอกสารใบแจ้งหนี้และบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

5. การตรวจสอบเอกสารและการบันทึกบัญชี

สามารถพิมพ์เอกสารใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า และคลิกดูการบันทึกบัญชี

ระบบจะบันทึกบัญชีเข้าสมุดรายวันให้อัตโนมัติ

6. การ บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง ในงวดถัดไป

เมื่อมีการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตาม งวดงานที่ 2 และงวดงานถัดไปจนครบตามสัญญา สามารถทำตามขั้นตอนได้โดย

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ยอมรับ

• ค้นหาชื่อกิจการที่ต้องการหรือเลขที่ใบเสนอราคาที่ต้องการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินตามงวดงานที่ 2 จากนั้น กด “สร้างใบแจ้งหนี้”

ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติต่อจากใบเสนอราคาเดิม ให้ทำการตรวจสอบข้อมูลและรายละเอียดของรายการต่างๆ

• ขั้นตอนนี้สามารถบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาได้ตามงวดงานที่ 2 โดยกำหนดราคาเรียกเก็บตามงวดนั้นๆ (ดังภาพ)

• หากเรียบร้อยแล้วสามารถกด อนุมัติใบแจ้งหนี้ เพื่อให้ระบบออกเอกสารใบแจ้งหนี้และบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติ

7.การตรวจสอบการ บันทึกเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้าง ทั้งหมด

หากต้องการทราบว่าจำนวนการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ที่มีการเรียกเก็บเงินโดยอ้างอิงจากใบเสนอราคา สามารถตรวจสอบได้โดย

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > ดูทั้งหมด > ค้นหาชื่อคู่ค้า

7.1. จากนั้นกดเลขที่เอกสารเพื่อเข้าดูจำนวนเอกสารการออกใบแจ้งหนี้

ระบบจะปรากฏจำนวนเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยการอ้างอิงใบเสนอราคาฉบับนั้นๆ

ตัวเลข 2 ที่ปรากฏ (ดังภาพ) แสดงให้กิจการทราบว่ากิจการได้ออกเอกสารใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินไปจำนวนกี่ฉบับหรือจำนวนกี่งวดงานแล้วตามสัญญา

หมายเหตุ: หากกิจการไม่มีการออกใบเสนอราคา สามารถข้ามขั้นตอน และออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินตามงวดงานตามจำนวนยอดที่ต้องการได้โดยการ ไปที่เมนูรายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > + สร้าง เพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้โดยตรง

– จบขั้นตอนการบันทึกการเรียกเก็บเงินค่าก่อสร้างตามสัญญาสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง –