สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน ใน PEAK (Recurring)
สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring) คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน สามารสร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน ไว้ล่วงหน้าได้ เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่ที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี (เอกสารที่รองรับการสร้างรายเดือนได้แก่ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน และบันทึกค่าใช้จ่าย)
1. สร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน โดยเลือกเมนูรายจ่าย
ไปที่เมนูรายจ่าย > บันทึกค่าใช้จ่าย > ดูทั้งหมด
จากนั้นคลิกปุ่ม “+ บันทึกค่าใช้จ่าย” > เลือก “+ บันทึกค่าใช้จ่ายอัตโนมัติ”
2. ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน
สร้างคล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ แต่มีข้อแตกต่าง ดังนี้
- เลขที่รายการ เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
- อ้างอิงถึง จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
- ชื่อผู้ขาย สำหรับเลือกผู้ขายที่ต้องการบันทึกค่าใช้จ่ายรายเดือน
3. ตั้งค่าการสร้างเอกสารซ้ำ
ที่หัวข้อเอกสารรายเดือน ระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร โดยมีรายละเอียดดังนี้
- รอบการสร้าง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
- เริ่มตั้งแต่วันที่ วันที่ที่จะให้ระบบคำนวณวันที่สร้างเอกสารครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้ เป็นต้นไป
- วันที่สิ้นสุด การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
- สร้างเอกสารเป็น สถานะที่ต้องการออกเอกสาร เช่น ร่าง รออนุมัติ อนุมัติ
4. ใส่รายละเอียดรายการ
ใส่รายละเอียดรายการ > คลิกปุ่ม “บันทึก”
5. การชำระเงิน
- จ่ายสด ให้เลือกช่องทางการชำระเงิน “ชำระโดย”
- จ่ายเชื่อ ให้กด “ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)”
จากนั้นคลิกปุ่ม “บันทึก”
6. รายการเอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ Tab เอกสารอัตโนมัติ
สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ
- เปิดใช้งาน ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
- ปิดใช้งาน การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
- สิ้นสุดการใช้งาน ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
- ไม่สำเร็จ มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้
6. กรณีที่ไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารอีกแล้ว
ให้เข้าไปที่รายการสร้างเอกสารรายเดือนนั้น > เลือกปิดการใช้งาน
– จบขั้นตอนการสร้างค่าใช้จ่ายรายเดือน (Recurring) –