วิธีการดึงข้อมูลเพื่อการบันทึกรายการบัญชีที่ PEAK จากการสั่งซื้อสินค้าใน BENTOWEB (Bento)
การเชื่อมต่อระหว่าง BentoWeb และ PEAK ช่วยให้การจัดการออเดอร์และบัญชีเป็นเรื่องง่ายและอัตโนมัติ เมื่อมีคำสั่งซื้อเกิดขึ้นใน BentoWeb คุณสามารถ ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb ได้โดยตรงเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ และเมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ก็สามารถดึงข้อมูลอีกครั้งเพื่อบันทึกการรับเงินและออกใบเสร็จได้ทันที บทความนี้จะแสดงกระบวนการทั้งหมดทีละขั้นตอน ตั้งแต่การดึงข้อมูลครั้งแรกจนถึงการปิดรายการขาย
เฟสที่ 1: ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb (ออเดอร์ที่ยังไม่ชำระเงิน)
1. ตรวจสอบออเดอร์ใหม่ใน BentoWeb
1.1. เมื่อมีคำสั่งซื้อใหม่เข้ามาในระบบ BentoWeb คุณสามารถตรวจสอบได้ที่เมนู “การขาย“
1.2. การดึง ข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb เข้าสู่ PEAK
จากนั้นมาที่โปรแกรม PEAK เพื่อดึงข้อมูล โดยไปที่ “ตั้งค่า” > “เชื่อมต่อแอพพลิเคชั่นภายนอก” แล้วกด “ดึงข้อมูล” ที่การเชื่อมต่อ BentoWeb และระบุวันที่ที่ต้องการดึงข้อมูล
1.3. ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นใน PEAK (ผลลัพธ์แรกจากการ ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb)
เมื่อดึงข้อมูลสำเร็จ ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ใน PEAK ให้อัตโนมัติ โดยมีสถานะ “รอรับชำระ” คุณสามารถตรวจสอบได้ที่เมนู “รายรับ” > “ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้”
เมื่อกดเข้าไปดูรายละเอียด จะเห็นการบันทึกบัญชี (เดบิต ลูกหนี้การค้า, เครดิต รายได้จากการขาย)
2. ดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAKจาก BentoWeb (หลังลูกค้าชำระเงิน)
2.1. บันทึกการรับชำระเงินใน BentoWeb
เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ให้กลับไปที่ระบบ BentoWeb เพื่อบันทึกการรับเงินในออเดอร์นั้นๆ
2.2. ดึงข้อมูลซ้ำและตรวจสอบสถานะใน PEAK (ผลลัพธ์สุดท้ายจากการดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb)
ทำการดึงข้อมูลจาก BentoWeb อีกครั้ง (เหมือนในเฟสที่ 1) เมื่อกลับมาดูใบแจ้งหนี้ใน PEAK จะพบว่าสถานะเปลี่ยนเป็น “รับชำระแล้ว”
นอกจากนี้ ระบบจะสร้างใบเสร็จรับเงินให้อัตโนมัติ และทำการล้างลูกหนี้ในทางบัญชีให้เรียบร้อย
หมายเหตุ: การทำงานของระบบดึงข้อมูลอัตโนมัติ
หากคุณไม่มีการดึงข้อมูลด้วยตนเอง ระบบ PEAK จะทำการดึงข้อมูลจาก BentoWeb ให้แบบอัตโนมัติในเวลาประมาณ 07.00 น. ของทุกวัน
ข้อควรระวัง: หากลูกค้าสั่งซื้อและชำระเงินทันทีในวันเดียวกันก่อนรอบ 07.00 น. ระบบอาจดึงข้อมูลมาสร้างเป็นใบเสร็จรับเงินให้เลยในขั้นตอนเดียว
– จบขั้นตอนดึงข้อมูลรายการบัญชี PEAK จาก BentoWeb –