สำรองรับ/จ่าย ใน PEAK

     ในการบริหารการเงินของกิจการ โดยเฉพาะการควบคุมค่าใช้จ่ายล่วงหน้า การใช้ สำรองรับ/จ่าย เป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้สามารถบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังทำให้การติดตามงบการเงินเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำอีกด้วย

การใช้สำรองรับจ่าย จะเกิดขึ้นในกรณีที่มี บุคคลในกิจการมีการสำรองจ่ายเงินออกไปก่อน โดยไม่ได้ใช้เงินของกิจการ และจะมีการจ่ายคืนให้กับกิจการภายหลัง

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับสำรองรับ – จ่ายจะมีอยู่ 3 กรณี ดังนี้

1. กรณีเพิ่มช่องทางการชำระ หรือการเพิ่มของผังบัญชีของ สำรองรับ/จ่าย

มี 2 ขั้นตอน ดังนี้

1.1. เข้าไปที่เมนูการเงิน > สำรองรับ/จ่าย > เพิ่มช่องทาง

1.2. ทำรายการ สำรองรับ/จ่าย แบบขั้นสูง

ระบุข้อมูลว่าเป็นการสำรองแบบไหน เช่น พนักงานสำรองจ่าย หรือกรรมการสำรองจ่าย สามารถระบุชื่อพนักงาน พร้อมกำหนดการใช้สำหรับจ่ายหรือรับเงิน แล้วกด “+ เพิ่มสำรองจ่าย“

2. กรณีจ่ายชำระโดยสำรองจ่าย

การจ่ายชำระด้วยการสำรองจ่าย จะทำบันทึกรายจ่ายปกติและระบุชื่อคู่ค้าตามบิล โดยการบันทึกให้เลือกเป็น สำรองจ่าย

• ระบุชื่อผู้ขาย ใส่วันที่เอกสาร
• ระบุรายการค่าใช้จ่าย สามารถเพิ่มหลายรายการ หรือแยกเลขที่เอกสาร

เลือกช่องทางการชำระเป็นบัญชีสำรองรับ-จ่าย แล้วกด “อนุมัติบันทึกค่าใช้จ่าย“

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีเมื่อจ่ายชำระโดยใช้บัญชีสำรองรับ-จ่าย

กราฟแสดงแท่งเงินออกเมื่อมีการจ่ายผ่านสำรองจ่าย

3. กรณีจ่ายคืนเงินสำรองจ่าย

ในกรณีที่กิจการโอนเงินคืนสำรองรับ-จ่ายให้กับบุคคลที่สำรองจ่ายล่วงหน้าไปก่อนนี้ สามารถทำได้ดังนี้

เข้าไปที่เมนูการเงิน > เงินสด/ธนาคาร/e-Wallet > ดูภาพรวม

เลือกบัญชีที่ต้องการโอนเงินคืน

เลือกทำรายการ > โอนเงิน

ใส่ข้อมูลการโอน เช่น วันที่, จำนวนเงิน, เลือกบัญชีฝั่งออก-เข้า, ระบุเป็นพนักงานสำรองจ่าย และยืนยันรายการ

กราฟของสำรองรับ – จ่าย จะเปลี่ยนยอดคงเหลือเป็น 0 เมื่อโอนเงินคืน

ตัวอย่างการบันทึกบัญชีกรณีโอนคืนเงินสำรองจ่าย

– จบขั้นตอนสำรองรับ/จ่าย ใน PEAK –