ออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม ใน PEAK

ทำความเข้าใจก่อนดำเนินการ ออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม

ใบเพิ่มหนี้ หรือ (Debit Note) คือ เอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือบริการให้กับผู้ซื้อ (ลูกค้า) โดยมีเจตนาที่ต้องการแจ้งให้ผู้ซื้อทราบว่ามูลค่าของสินค้าและบริการนั้นมีจำนวนเพิ่มขึ้น

การเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบเพิ่มหนี้ โดยไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ (ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน) สามารถกรอกข้อมูลในการเพิ่มหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่เพิ่มขึ้นได้ตามต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้

วิธีการออกเอกสารใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร มีดังนี้

1. การสร้างใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
2. ระบุรายละเอียดในการสร้างใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร
3. การชำระเงินใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร

ตัวอย่าง กิจการมีการบันทึกใบแจ้งหนี้ขายสินค้า Aให้คู่ค้ารายหนึ่ง เป็นจำนวน 5 ชิ้น ต่อมาพบว่ากิจการนั้นมีการออกใบแจ้งหนี้ไปเพียง 3 ชิ้น ผิดจากที่เคยตกลงกับคู่ค้าไว้ ส่งขาดไป 2 ชิ้น จึงทำการออกใบเพิ่มหนี้ใหม่ และส่งสินค้าเพิ่มให้ตรงกับสัญญาที่ตกลงกันไว้ว่าจะขายทั้งหมด 5 ชิ้น ซึ่งทางกิจการไม่สามารถระบุได้ว่าเอกสารเดิมที่เคยแจ้งหนี้ไว้เป็นเลขที่เท่าไหร่ในการเพิ่มหนี้

1. ออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม ใน PEAK

1.1.  ไปที่เมนูรายรับ เพื่อ ออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเพิ่มหนี้ > สร้าง

1.2. เลือกรูปแบบใบเพิ่มหนี้

เลือกรูปแบบใบเพิ่มหนี้ แบบ ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม > จากนั้นคลิกปุ่ม “ถัดไป”

1.3. ระบุรายละเอียด สำหรับออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม

ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ จากนั้นระบุรายละเอียดเอกสาร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก ข้อมูลลูกค้า กลุ่มจัดประเภท ข้อมูลราคาและภาษี
*หากเลือกเปิดการออกใบกำกับภาษี ระบบจะแสดงหน้าสร้างใบเพิ่มหนี้/ใบกำกับภาษี ให้อัตโนมัติ
ถ้ากิจการไม่ต้องการออกใบกำกับภาษี สามารถปิดการออกใบกำกับภาษีได้

ระบุข้อมูลสาเหตุของการเพิ่มหนี้

• ระบุสาเหตุของการเพิ่มหนี้ ระบุสาเหตุที่เพิ่มหนี้
• คำอธิบายอย่างย่อ ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่เพิ่มหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
• มีการส่งสินค้าเพิ่มหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1 ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะลดลง
  • รายการที่ 2 ไม่ส่งสินค้าเพิ่ม สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

หมายเหตุ ช่องที่มีเครื่องหมาย *สีแดง กิจการจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน

รายการ ระบุรายละเอียดรายการที่ต้องการเพิ่มหนี้
จากตัวอย่าง ส่งเพิ่มสินค้า 2 ชิ้น ราคาต่อหน่วย 2,000 บาท

• หากใบเพิ่มหนี้มีมากกว่า 1 รายการ ให้กดปุ่ม “+ เพิ่มรายการใหม่”
• หากต้องการเพิ่มคำอธิบายรายการ ให้กดปุ่ม “+ เพิ่มคำอธิบายรายการ”

เมื่อระบุรายการสินค้าที่ส่งสินค้าเพิ่มครบถ้วนแล้ว ส่วนสรุปข้อมูลเอกสาร > คลิกรูปดินสอเพื่อระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม

2. การรับชำระเงินสำหรับกรณี ออกเอกสารใบเพิ่มหนี้ แบบไม่อ้างอิงจากเอกสารเดิม

การรับชำระเงินใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสารเดิม สามารถทำได้ 2 วิธี ดังนี้

1. แบบรับชำระเงินในทันที
2. แบบยังไม่ได้รับชำระเงินในทันที (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

2.1. กรณีเพิ่มหนี้แบบรับชำระเงินในทันที

เลือกข้อมูลวันที่ชำระ > ช่องทางการรับชำระเงิน > กดอนุมัติใบเพิ่มหนี้

กรณีกิจการรับชำระเงินและมีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร

เลือกกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” > กดเลือกที่ช่อง ค่าธรรมเนียม หรือรายการปรับปรุง จากนั้นระบุข้อมูลในส่วน ค่าธรรมเนียมหรือรายการปรับปรุง ได้ดังนี้

1. ช่องปรับปรุง
   หักเงินที่ต้องรับ ใช้ในกรณีที่มียอดรับน้อยลงจากยอดสุทธิ
   เพิ่มเงินที่ต้องรับ ใช้ในกรณีที่ยอดรับเพิ่มมากขึ้นจากยอดสุทธิ
2. ช่องปรับปรุงด้วยบัญชี เลือกผังบัญชีที่ต้องการใช้บันทึกยอดปรับปรุง
3. ช่องจำนวนเงินที่ปรับปรุง ระบุจำนวนเงินที่ต้องการปรับปรุง

*ช่องจำนวนเงินที่รับชำระ จะปรับเพิ่ม/ลด อัตโนมัติตามการปรับปรุง โดยที่ไม่ต้องแก้ไขยอดเงินใดใดเพิ่มเพิมในช่องนี้

เมื่อระบุข้อมูลครบถ้วนแล้ว สามารถคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเพิ่มหนี้ได้”

2.2. เพิ่มหนี้แบบยังไม่ได้รับชำระเงินในทันที (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

กรณีที่กิจการยังไม่ได้รับชำระเงินจากลูกค้า สามารถทำการตั้งหนี้ไว้เพื่อรับชำระภายหลังได้

โดยคลิก “ยังไม่ชำระเงิน (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

กล่องการชำระเงินจะถูกปิดการแสดงผล จะแสดงข้อมูลเป็นปุ่ม “เพิ่มข้อมูลชำระเงิน” > จากนั้นคลิกปุ่ม “อนุมัติใบเพิ่มหนี้” ได้

– จบขั้นตอนการออกใบเพิ่มหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร –