การสร้างใบเสร็จรับเงินรายปี

ระบบ Recurring หรือการ สร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี เป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักบัญชีและผู้ประกอบการที่ต้องการออกเอกสารล่วงหน้าเป็นประจำทุกปี เช่น ค่าบริการสมาชิก หรือค่าเช่ารายปี ระบบนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความยุ่งยากในการออกเอกสารซ้ำ ๆ โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. ไปที่เมนูรายรับเพื่อ สร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

2. สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ

คลิกปุ่ม “+ สร้างใบเสร็จรับเงิน” > เลือก “+ สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ”

3. ใส่รายละเอียดเอกสาร

ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

• เลขที่รายการ เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
• อ้างอิง จะแสดงในเอกสารที่ถูกสร้างทุกใบ
• ชื่อลูกค้า สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ

4. ตั้งค่าการ สร้างใบเสร็จรับเงินแบบรายปี

ตั้งค่าการเอกสารรายปี เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้

• รอบการสร้าง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ถ้าต้องการเป็นรายปี ให้ระบุทุกปี
• วันที่ ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่ใด
• เดือน ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือนอะไรของปี
• เริ่มตั้งแต่วันที่ วันที่ที่ต้องการให้ระบบสร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี ครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 18 สิงหาคม 2025 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 19 สิงหาคม 2025 เป็นต้นไป)
• สิ้นสุด การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย
• สร้างเอกสารเป็น สถานะที่ต้องการออกเอกสาร ได้แก่ ร่าง รออนุมัติ อนุมัติ โดยหากเลือกเป็นอนุมัติ จะมีปุ่มส่งอีเมลอัตโนมัติขึ้นมา สามารถเลือกปิด/เปิดการส่งอีเมลได้

5. บันทึกรายละเอียด

เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารรายปี และข้อมูลการรับชำระเงินเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “บันทึก”

6. ตรวจสอบสถานะเอกสารอัตโนมัติ

รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารอัตโนมัติ สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

• เปิดใช้งาน ระบบการสร้างเอกสารรายปียังทำงาน
• ปิดใช้งาน การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
• สิ้นสุดการใช้งาน ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
• ไม่สำเร็จ มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปีได้

7. ปิดการทำงานของเอกสารรายปี

กรณีที่ไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายปีนั้น และเลือกปิดการใช้งาน

– จบขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินรายปี –