การสร้างใบเสร็จรับเงินรายปี

ระบบ Recurring หรือการ สร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี เป็นฟังก์ชันที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับนักบัญชีและผู้ประกอบการที่ต้องการออกเอกสารล่วงหน้าเป็นประจำทุกปี เช่น ค่าบริการสมาชิก หรือค่าเช่ารายปี ระบบนี้ช่วยให้คุณสามารถจัดการเอกสารสำคัญได้อย่างมีประสิทธิภาพและลดความยุ่งยากในการออกเอกสารซ้ำ ๆ

1. เลือกเมนูเพื่อ สร้างใบเสร็จรับเงินแบบรายปี

เลือกเมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

2. สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ

เลือก + สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ

3. ใส่รายละเอียดเอกสาร

ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

เลขที่รายการ : เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)

อ้างอิงถึง : จะแสดงในเอกสารที่ถูกสร้างทุกใบ

ชื่อลูกค้า : สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการ

4. ตั้งค่าการ สร้างใบเสร็จรับเงินแบบรายปี

ตั้งค่าการเอกสารรายเดือน เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างยังไง โดยมีรายละเอียดดังนี้

รอบการสร้าง : ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ ถ้าต้องการเป็นรายปี ให้ระบุเป็นรายปี

วันที่ : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ วันที่

เดือน : ต้องการให้สร้างเอกสาร ณ เดือน

เริ่มตั้งแต่ : วันที่ที่ต้องการให้ระบบ สร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี ครั้งแรก ซึ่งระบบจะให้ระบุเป็นวันถัดไป ของวันที่สร้างเอกสาร (ยกตัวอย่าง กดสร้างเอกสารวันที่ 07 กันยายน ค.ศ.2022 เริ่มตั้งแต่ จะให้ระบุตั้งแต่วันที่ 08 กันยายน ค.ศ.2022 เป็นต้นไป)

สิ้นสุด : การระบุจำนวนครั้งหรือวันที่ ที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารครั้งสุดท้าย

สร้างเอกสารเป็น : สถานะที่ต้องการออกเอกสาร

ส่งอีเมล : การกำหนดอีเมลที่ให้ระบบส่งเอกสารที่สร้างไปให้อัตโนมัติ โดยเอกสารต้อง

เป็นสถานะอนุมัติเท่านั้น

5. บันทึกรายละเอียด

เมื่อใส่รายละเอียดเอกสารรายปี และข้อมูลการรับชำระเงินเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม บันทึก

6. ตรวจสอบสถานะเอกสารอัตโนมัติ

รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างจะมาแสดงที่ tab เอกสารรายเดือน สามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

กำลังทำงาน : ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน

ปิดการทำงาน : การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด

สิ้นสุดการทำงาน : ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้

ไม่สำเร็จ : มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถ **สร้างใบเสร็จรับเงิน แบบรายปี** ได้

7. ปิดการทำงานของเอกสารรายปี

กรณีที่ไม่ต้องการให้เอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าที่รายการสร้างรายเดือน/ปี นั้น และเลือกปิดการทำงาน

– จบขั้นตอน –