การสร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน (Recurring)

ระบบ Recurring คือ ระบบสร้างเอกสารล่วงหน้า เช่น สร้างใบเสร็จรับเงิน รายเดือน ที่ทำให้นักบัญชีหรือผู้ประกอบการที่ต้องออกเอกสารเป็นประจำทุกเดือน มาทำรายการไว้ล่วงหน้า เช่น สำนักงานบัญชีที่มีค่าบริการบัญชีประจำ ธุรกิจให้เช่าพื้นที่มีสัญญาค่าเช่าต่อเดือนแน่นอน ธุรกิจรับเหมาที่แบ่งรับเงินออกเป็นงวด เป็นต้น ซึ่งรายการที่สร้างจะถูกบันทึกบัญชี และส่งอีเมลให้โดยอัตโนมัติ ขั้นตอนการตั้งค่ามีดังนี้

1. สร้างใบเสร็จรับเงิน รายเดือน โดยไปที่เมนูรายรับ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด

จากนั้นคลิกปุ่ม “+ สร้างใบเสร็จรับเงิน” > เลือก “+ สร้างใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ”

2. กรอกรายละเอียดเอกสารต้นแบบ

ใส่รายละเอียดเอกสารที่ต้องการสร้าง คล้ายหน้าสร้างเอกสารปกติ ซึ่งมีข้อแตกต่าง ดังนี้

• เลขที่รายการ เลขที่ของการสร้าง Recurring นี้ (ไม่ใช่เลขเอกสารที่ต้องการสร้าง)
• อ้างอิงถึง จะแสดงในเอกสารรายเดือนที่ถูกสร้างทุกใบ
• ชื่อลูกค้า สำหรับเลือกผู้ติดต่อที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงินให้ทุกเดือน

3. ตั้งค่าการสร้างเอกสารซ้ำ

เพื่อระบุว่าต้องการให้ระบบทำรายการสร้างอย่างไร โดยมีรายละเอียดดังนี้

• รอบการสร้าง ช่วงรอบการสร้างที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้ เช่น ทุกวันของเดือน ทุกวันที่ของเดือน
• วันที่ วันที่ของเดือนที่เราต้องการให้ระบบสร้างเอกสารให้
• เริ่มตั้งแต่วันที่ วันที่ที่จะให้ระบบเริ่มสร้างเอกสารอัตโนมัติครั้งแรก ซึ่งสามารถใส่ได้วันพรุ่งนี้ เป็นต้นไป จะไม่สามารถสร้างย้อนหลังได้
• สิ้นสุด ระบุวันที่ จำนวนครั้ง หรือไม่ระบุ
• จำนวนครั้งที่สิ้นสุด เลือกจำนวนครั้งที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสาร
• สร้างเอกสารเป็น สถานะที่ต้องการออกเอกสาร เช่น ร่าง รออนุมัติ อนุมัติ กรณีที่เลือกเป็น อนุมัติ จะมีปุ่มให้กดส่งอีเมลอัตโนมัติได้

4. ตรวจสอบรายละเอียดเอกสารและการสร้างซ้ำ

ตรวจสอบรายละเอียดและการตั้งค่าการสร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน หากเรียบร้อยแล้ว > คลิกปุ่ม “บันทึก”

5.  บันทึกและตรวจสอบการ สร้างใบเสร็จรับเงิน รายเดือน

เอกสารรายเดือนที่สร้างจะมาแสดงที่ Tab เอกสารอัตโนมัติ ซึ่งสามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ ซึ่งจะแบ่งเป็น 4 สถานะ

• เปิดใช้งาน ระบบการสร้างเอกสารรายเดือนยังทำงาน
• ปิดใช้งาน การสร้างถูกปิดการใช้งาน เมื่อถึงรอบสร้างจะไม่มีการสร้างเอกสารที่กำหนด
• สิ้นสุดการใช้งาน ครบกำหนดวันที่หรือจำนวนครั้งที่ตั้งค่าให้ระบบสร้างไว้
• ไม่สำเร็จ มีการแก้ไขหรือลบข้อมูลบางอย่างในเอกสาร ทำให้ไม่สามารถสร้างได้

6. การปิดการทำงานของเอกสารอัตโนมัติ

กรณีที่ไม่ต้องการให้ระบบเอกสารสร้างอีกแล้ว ให้เข้าไปที่รายการสร้างเอกสารรายเดือนนั้น และเลือกปิดใช้งาน

– จบขั้นตอนการสร้างใบเสร็จรับเงินรายเดือน –