การจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะใบเสร็จรับเงิน บทความนี้จะแนะนำวิธีการ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน ในระบบ PEAK ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยสามารถทำได้ 2 วิธีหลัก ๆ คือการสร้างข้อมูลบนโปรแกรมโดยตรง และการใช้ไฟล์ Excel ที่คุ้นเคย
1. นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน แบบสร้างข้อมูลนำเข้าบนโปรแกรม
1.1. นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน > เลือกเมนูรายรับ >> นำเข้าเอกสาร
1.2. สร้างหลายการ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน
1.3. เลือกใบเสร็จรับเงิน เมื่อเลือกเรียบร้อยแล้วกดปุ่มนำเข้าไฟล์เพื่อ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน
ระบุรายละเอียดต่างๆ (คลิกเพื่อขยาย)
-
ลำดับ : เป็นลำดับที่ของเอกสารใบใบเสร็จรับเงินหลักที่ไม่รวมรายการย่อย ซึ่งล่าดับ ระบบจะทำการรันลำาดับที่ให้อัตโนมัติ
-
เลขที่เอกสาร : เป็นเลขที่เอกสารของใบเสร็จรับเงินซึ่งหากไม่กรอกระบบจะรันเลขที่ให้ อัตโนมัติ แต่หากต้องการกำหนดเลขที่เอกสารใบเสร็จรับเงินเองก็สามารถคีย์เลขที่เอกสาร เองได้เลย
-
วันที่เอกสาร : จะแสดงเป็นวันที่กดสร้างเอกสารซึ่ง เป็นวันที่ปัจจุบัน แต่ถ้าหาก ต้องการเปลี่ยนวันที่ก็สามารถกำหนดเองได้เลย
-
ลูกค้า : ระบุผู้ติดต่อ
-หากเลือก “ออกใบกำกับภาษี” เอกสารใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี
-หากเลือก “ไม่ออกใบกำกับภาษี” เอกสารจะเป็น ใบเสร็จรับเงิน
– ราคาแยกภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าต้องจ่ายเงิน 100 + ภาษีมูลค่าเพิ่มอีก 7% = 107 บาท โดยผู้ขายมีรายได้ 100 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 บาท
– ราคารวมภาษี คือ ราคาขาย 100 บาท ลูกค้าชำระเงิน 100 แต่ผู้ขายได้รายได้ 93.46 บาท และมีภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 บาท
-
สินค้า/บริการ : ระบุสินค้าหรือบริการที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน
-
คำอธิบาย : จะดึงมาจากชื่อสินค้าที่สร้างไว้หน้าสินค้าและสามารถระบุคำอธิบายเพิ่มเติมที่ช่องนี้ได้ และคำอธิบายรายการ ระบบรองรับได้ที่ 1,000 ตัวอักษร
-
จำนวน : ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการออกใบเสร็จรับเงิน ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
-
ราคา/หน่วย : ระบุราคาต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
-
ส่วนลด/หน่วย : ระบุส่วนลดต่อหน่วย ระบบรองรับทศนิยมได้สูงสุด 4 ตำแหน่ง
-
มูลค่าก่อนภาษี : มูลค่าก่อนบวก VAT 7% ช่องนี้ระบบจะคำนวนให้เอง
-
ภาษี : ระบุภาษีของสินค้าที่จะออกใบแจ้งหนี้ สามารถเลือกได้3อย่างคือ
– 7%
– 0%
-ไม่มีภาษี
-
ภาษีมูลค่าเพิ่ม : ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของรายการนั้นๆ
-
หัก ณ ที่จ่าย : ระบุภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย
-
รับชำระโดย : ระบุธนาคารที่รับชำระเงิน
-
รับชำระเงินรวม : จำนวนเงินที่ได้รับจริงที่รวม VATและหัก WHT แล้ว
-
ภาษีหักรวม : จำนวนเงินที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย
-
หมายเหตุ : หมายเหตุที่ต้องการระบุในเอกสาร
-
กลุ่มจัดประเภท : กลุ่มจัดประเภทที่ต้องการทำรายงานใน PEAK Board (การนำเข้าเอกสาร ตอนนี้สามารถระบุได้เพียง 1 รายการ/เอกสารเท่านั้น)
1.4. สามารถกดเลื่อนเพื่อกรอกข้อมูลได้
** หมายเหตุ ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้หากไม่ระบุระบบจะไม่ยอมให้ Import ข้อมูลเข้า
B วันที่เอกสาร
C, D, E ผู้รับเงิน/คู่ค้า
I สินค้า/บริการสำหรับขาย
K คำอธิบาย
เมื่อกรอกรายละเอียดข้อมูลของแต่ละเอกสารเรียบร้อยจะมีเครื่องหมายติ๊กถูกด้านหน้าช่องลำดับที่
1.5. กรณีต้องการเพิ่มเอกสารใบเสร็จรับเงินให้กดปุ่ม + เพิ่มเอกสาร
กรณีใน 1 เอกสารใบเสร็จรับเงินมีรายการสินค้ามากกว่า 1 รายการ
ให้กดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อย
1.6. เมื่อกดปุ่ม + เพิ่มรายการย่อยแล้ว จะมี Pop-Up ขึ้นเลือกลำดับของเอกสารที่ต้องการเพิ่มรายการย่อย เมื่อเลือกลำดับรายการเอกสารเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มเพิ่มรายการ
จากตัวอย่างเพิ่มรายการย่อยในเอกสารลำดับที่ 2
ระบบจะเเสดงเพิ่มขึ้นมาอีก 1 บรรทัดเพื่อกรอกรายการย่อยของเอกสารที่ 5
1.7. กรณีกดเพิ่มเอกสารหรือกดเพิ่มรายการย่อยเกินสามารถลบบรรทัดนั้นๆ ได้โดยการกดเครื่องหมายกากบาท (X) ตามตัวอย่างด้านล่าง
1.8. เมื่อสร้างข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม สร้างเอกสารทั้งหมด
1.9. เมื่อกดสร้างเอกสารทั้งหมดแล้ว กระดิ่งทางมุมขวาบนจะแจ้งเตือนการ Import ใบแจ้งหนี้
สามารถกดดูข้อมูลการนำเข้าได้ที่กระดิ่ง
เมื่อกดดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว สามารถดูการสร้างเอกสารได้โดยกดที่เลขที่เอกสาร
ตัวอย่างหน้าใบเสร็จรับเงิน
2. นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน โดยใช้ไฟล์ Excel
2.1. ขั้นตอนการ นำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน
2.2.เลือกรายการที่นำเข้าเป็นใบเสร็จรับเงิน >> กดปุ่ม ดาวน์โหลดฟอร์ม (.xlsx)
ตัวอย่างฟอร์ม Excel
แนะนำให้อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ Description ก่อนกรอกข้อมูล
2.3. เมื่อกรอกข้อมูลในไฟล์ Excel เรียบร้อยแล้วให้ทำการ Save ลงเครื่องคอมพิวเตอร์
2.4. นำไฟล์ที่ Save ไว้ ลากลงในระบบ หรือกดปุ่ม ค้นหา เพื่อทำการเลือกไฟล์ที่ต้องการ เมื่อได้ไฟล์เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม นำเข้าไฟล์
สามารถดูวิดีโอวิธีการนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน (RT006) (Import Receipt) ได้ที่ลิงก์ PEAK Account วิธีการบันทึกรายได้ ด้วยการ Import PEAK Format, Shopee, Lazada วินาทีที่ 0:16
– จบขั้นตอนการนำเข้าเอกสารใบเสร็จรับเงิน –
