ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ใน PEAK

ทำความเข้าใจก่อนดำเนินการ ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ใน PEAK

การออกเอกสารรับใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้จากการจ่ายเงินมัดจำ การซื้อสินค้าหรือบริการของกิจการ

การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกเอกสารรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารรับลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น

ตัวอย่าง : กิจการมีการรับใบลดหนี้ จากบันทึกซื้อสินค้า เนื่องจากสินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น

ขั้นตอนการออกรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีดังนี้

1. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้

สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้

1.1. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูรับใบลดหนี้

เลือกเมนูรายจ่าย > เลือกเมนู “รับใบลดหนี้” > กด “+ สร้าง”

รูปแบบใบลดหนี้ : เลือก “ลดหนี้จากเอกสารเดิม”

เลือกเอกสาร : ทำการเลือกชื่อคู่ค้า ประเภทเอกสาร (ใบจ่ายเงินมัดจำ หรือบันทึกซื้อสินค้า/บันทึกค่าใช้จ่าย) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้ > เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว ให้กด “ถัดไป”

หลังกด “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

1.2. เลือกสร้างรับใบลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายโดยตรง

เลือกเมนูรายจ่าย > เลือกเมนู “บันทึกซื้อสินค้า”(หรือใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกค่าใช้จ่าย) > กด “ดูทั้งหมด”

คลิกเข้าเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้

กดปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก “รับใบลดหนี้”

หลังกด “รับใบลดหนี้” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร

2. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนระบุรายละเอียดของการลดหนี้

2.1 ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร

เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก เลขที่ใบกำกับภาษีของใบลดหนี้

2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้

• ระบุสาเหตุของการลดหนี้: ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
• คำอธิบายอย่างย่อ: ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
• ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1: ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
  • รายการที่ 2: เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนหน่วย ที่ต้องการลดหนี้
• มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1: คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
  • รายการที่ 2: ไม่คืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
    • เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า

จากตัวอย่าง : สินค้าชำรุดจำนวน 2 ชิ้น โดยได้รับใบลดหนี้จำนวน 1,400 บาท และกิจการส่งคืนสินค้าคืนจำนวน 2 ชิ้น ดังนั้น จึงเลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” และเลือก “คืนสินค้า”

• กดเครื่องหมายติ๊กถูก แล้วระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน

3. ออกเอกสารรับใบลดหนี้ อ้างอิงเอกสารเดิม ขั้นตอนการตัดชำระเงินของรับใบลดหนี้

การรับใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถจ่ายชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้

3.1 การลดหนี้จากบันทึกซื้อสินค้าที่ยังไม่มีการจ่ายชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างเจ้าหนี้

หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ ยังไม่เคยจ่ายชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกรับใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างเจ้าหนี้ออกจากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า

3.2 การรับลดหนี้จากเอกสารจ่ายชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกรับเงินคืนจากคู่ค้า

หากบันทึกซื้อสินค้าต้นฉบับมีการจ่ายชำระเงินเต็มจำนวนกับคู่ค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกรับใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ได้รับเงินคืนจากคู่ค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติรับใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อกจะถูกตัดให้อัตโนมัติเมื่อมีการคืนสินค้า

ข้อสังเกต

• การออกรับใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบจ่ายเงินมัดจำ บันทึกซื้อสินค้า และบันทึกค่าใช้จ่าย
• เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่คืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
• บันทึกซื้อสินค้า หรือบันทึกค่าใช้จ่ายที่นำใบจ่ายเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบรับลดหนี้ได้

– จบขั้นตอนการออกเอกสารรับใบลดหนี้อ้างอิงเอกสารเดิม –