การสร้างใบแจ้งหนี้ต่อจากใบเสนอราคา
หลังจากที่ลูกค้ากดยอมรับใบเสนอราคาแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการออกเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงิน การ สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา โดยตรงจะช่วยให้คุณทำงานได้รวดเร็ว ลดความผิดพลาด และรักษาความเชื่อมโยงของเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ขั้นตอนมีดังนี้
1. ไปที่เมนูรายรับ เพื่อ สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา
ไปที่เมนูรายรับ > ใบเสนอราคา > เลือก ยอมรับ
2. สร้างใบแจ้งหนี้ ต่อจากใบเสนอราคา
เลือกแท็บสถานะ “ยอมรับแล้ว” เพื่อค้นหาใบเสนอราคาที่ต้องการ จากนั้นให้กดปุ่ม “สร้างใบแจ้งหนี้” ที่ท้ายรายการ
3. เลือกวิธีการสร้างเอกสาร ตรวจสอบ และระบุรายละเอียด
ระบบจะขึ้น Pop-up ให้เลือกว่าจะสร้างใบแจ้งหนี้จากใบเสนอราคาด้วยวิธีใด
- ตามใบเสนอราคา
ระบบจะสร้างเอกสารตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา - แบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว
ระบบจะสร้างเอกสารโดยคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ
3.1 กรณีเลือกสร้างเอกสารด้วยวิธีตามใบเสนอราคา
ระบบจะดึงข้อมูลจากใบเสนอราคามายังหน้าสร้างใบแจ้งหนี้ให้อัตโนมัติ โดยจะดึงตามยอดทั้งหมดของใบเสนอราคา
ดังนั้นจึงควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลต่างๆ
- ข้อมูลลูกค้า: ชื่อ, วันที่ออกเอกสาร, วันที่ครบกำหนดชำระ
- กลุ่มจัดประเภท (Category): (สำหรับ Package Pro Plus) สามารถระบุเพื่อช่วยในการจัดหมวดหมู่รายงานได้
- ข้อมูลราคาและภาษี: ประเภทราคา (รวม/แยกภาษี), การออกใบกำกับภาษี, สกุลเงิน
- รายการสินค้า/บริการ: ระบบจะดึงข้อมูลทั้งหมดจากใบเสนอราคามาให้ สามารถแก้ไขหรือเพิ่มรายการใหม่ได้ตามต้องการ
3.2 กรณีเลือกสร้างเอกสารด้วยวิธีแบ่งตามสินค้า/บริการแต่ละแถว
แตกต่างจากสร้างเอกสารด้วยวิธีตามใบเสนอราคา ตรงที่ระบบจะคำนวณจากยอดจำนวนคงเหลือตามแต่ละแถวของสินค้า/บริการ และมีช่องให้ติ๊กถูก จากนั้นตรวจสอบและแก้ไข
4. บันทึกและตรวจสอบหลังสร้างใบแจ้งหนี้
เมื่อตรวจสอบข้อมูลครบถ้วนแล้ว สามารถเลือกบันทึกเอกสารได้หลายรูปแบบ เช่น “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติใบแจ้งหนี้”
หลังจากอนุมัติเอกสารแล้ว สามารถคลิกดูข้อมูลการบันทึกบัญชี เพื่อดูตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีได้
ตัวอย่างการลงบันทึกบัญชีในบัญชีรายวัน
– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้ต่อจากใบเสนอราคา –