การสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน (Recurring)

สำหรับธุรกิจที่มีค่าบริการเรียกเก็บเป็นรายเดือน เช่น ค่าเช่า หรือค่าบริการสำนักงานบัญชี การตั้งระบบ สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน อัตโนมัติ (Recurring Invoice) จะช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาดได้มาก บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าอย่างละเอียด เพื่อให้คุณใช้งานฟังก์ชันที่มีประโยชน์นี้ได้อย่างเต็มที่ ขั้นตอนมีดังนี้

1. เริ่มต้น สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน แบบอัตโนมัติ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ, บันทึกลูกหนี้) > ดูทั้งหมด

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม “+ สร้างใบแจ้งหนี้” > เลือก “+ สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ”

2. กรอกรายละเอียดเอกสารต้นแบบ

ใส่รายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ต้องการให้ระบบสร้างซ้ำ เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ซึ่งจะเหมือนกับการสร้างใบแจ้งหนี้ปกติ
หมายเหตุ : เลขที่รายการ ไม่ใช่เลขที่เอกสาร ตอนสร้างเอกสารจริงระบบจะรันตามลำดับเอกสารปกติ

3. ตั้งค่ารอบการ สร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน

ส่วนนี้เป็นหัวใจสำคัญของการตั้งค่า ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้

• รอบการสร้าง เลือกรอบที่ต้องการ เช่น ทุกวันของเดือน ทุกวันที่ของเดือน
• วันที่ เลือกวันที่ในแต่ละเดือน
• เริ่มตั้งแต่วันที่ กำหนดวันที่ที่ต้องการให้ระบบเริ่มสร้างเอกสารครั้งแรก (ไม่สามารถสร้างเอกสารย้อนหลังได้)
• สิ้นสุด กำหนดเป็นวันที่หรือจำนวนครั้ง
• จำนวนครั้งที่สิ้นสุด เลือกจำนวนครั้งที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสาร
• สร้างเอกสารเป็น เลือกสถานะของเอกสารที่สร้าง (เช่น ร่าง รออนุมัติ และอนุมัติ) กรณีที่เลือกเป็น อนุมัติ จะมีปุ่มให้กดส่งอีเมลอัตโนมัติได้

เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “บันทึก”

4. บันทึกและตรวจสอบการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน

รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างไว้จะแสดงอยู่ในแท็บ “เอกสารอัตโนมัติ“ โดยสามารถตรวจสอบสถานะได้จากสถานะหลังรายการที่สร้าง

5. การปิดการทำงานของเอกสารอัตโนมัติ

หากไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารนี้อีกต่อไป สามารถเข้าไปที่รายการดังกล่าว และเลือก “ปิดการทำงาน” ได้ทุกเมื่อ

– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้รายเดือน –