การสร้างใบแจ้งหนี้รายปี
สำหรับธุรกิจที่มีรายรับหรือค่าบริการเรียกเก็บเป็นรายปี การตั้งระบบ สร้างใบแจ้งหนี้รายปี อัตโนมัติ (Recurring Invoice) จะช่วยลดภาระงานและป้องกันการลืมออกเอกสารสำคัญได้เป็นอย่างดี บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าอย่างละเอียด เพื่อให้คุณใช้งานฟังก์ชันนี้ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
วิธีการตั้งค่าระบบการ สร้างใบแจ้งหนี้รายปี (Recurring Invoice)
1. เริ่มต้น สร้างใบแจ้งหนี้รายปี อัตโนมัติ
จากหน้าหลัก ไปที่เมนู รายรับ > ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้/บันทึกลูกหนี้ > ดูทั้งหมด จากนั้นคลิกที่เมนูตัวเลือก (ลูกศรลง) ข้างปุ่ม “+ สร้าง” แล้วเลือก “+ สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ”
2. กรอกรายละเอียดเอกสารต้นแบบของการ สร้างใบแจ้งหนี้รายปี
ใส่รายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ต้องการให้ระบบสร้างซ้ำ เช่น ชื่อลูกค้า รายการสินค้า/บริการ จำนวน และราคา ซึ่งจะเหมือนกับการสร้างใบแจ้งหนี้ปกติ แต่จะมีหัวข้อเพิ่มเติมเล็กน้อย เช่น เลขที่อ้างอิง หรือวันครบกำหนดชำระ
3. ตั้งค่ารอบการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี
ส่วนนี้เป็นหัวใจสำคัญของการตั้งค่า ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
- รอบการสร้าง: เลือกเป็น “รายปี”
- วันที่/เดือน: ระบุวันที่และเดือนที่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสาร
- เริ่มตั้งแต่: กำหนดวันที่ที่ต้องการให้ระบบเริ่มสร้างเอกสารครั้งแรก
- สิ้นสุด: กำหนดวันสิ้นสุด หรือจำนวนครั้งที่ต้องการให้สร้าง
- สร้างเอกสารเป็น: เลือกสถานะของเอกสารที่สร้าง (เช่น ฉบับร่าง หรือ อนุมัติ)
- ส่งอีเมล: ตั้งค่าให้ส่งอีเมลหาลูกค้าอัตโนมัติ (ทำได้เมื่อสถานะเป็น “อนุมัติ” เท่านั้น)
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม “บันทึก”
4. ตรวจสอบสถานะการทำงาน
รายการเอกสารอัตโนมัติที่สร้างไว้จะแสดงอยู่ในแท็บ “เอกสารรายเดือน” โดยสามารถตรวจสอบสถานะได้ ซึ่งแบ่งเป็น 4 สถานะหลักคือ: กำลังทำงาน, ปิดการทำงาน, สิ้นสุดการทำงาน และ ไม่สำเร็จ
5. การปิดการทำงานของเอกสารอัตโนมัติ
หากไม่ต้องการให้ระบบสร้างเอกสารนี้อีกต่อไป สามารถเข้าไปที่รายการดังกล่าว และเลือก “ปิดการทำงาน” ได้ทุกเมื่อ
– จบขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้รายปี –