การออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร

การออกใบลดหนี้คือการออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่มาซื้อสินค้าหรือบริการกับทางกิจการ

ตัวอย่างเช่น ออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาทต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่เมนูใบแจ้งหนี้

เลือกใบแจ้งหนี้ที่เราต้องลดหนี้

กดปุ่มตัวเลือก > ออกใบลดหนี้

ขั้นตอนที่ 2 : ระบุรายละเอียดของเอกสาร

อ้างอิงถึง : ระบบจะดึงข้อมูลมาจากใบแจ้งหนี้
เลขที่เอกสาร : ระบบจะทำการรันให้อัตโนมัติ โดย Format เลขที่เอกสารจะทำการใช้เลขที่ที่ตั้งค่า สามารถแก้ไขเลขที่เอกสารระบุเลขที่ที่ต้องการได้
กลุ่มจัดประเภท (สำหรับ Package PRO Plus)
สามารถระบุประเภทตอนสร้างเอสการ หรือจะไม่ระบุ มาระบุย้อนหลังได้เช่นกัน

ข้อมูลราคาและภาษี

ข้อสังเกตเพิ่มเติม

• การออกใบลดหนี้จากเอกสารต้นฉบับที่ต้องการออกใบลดหนี้เป็น /ใบกำกับภาษี เช่น จากตัวอย่าง ลดหนี้จากใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ระบบจะออกใบกำกับภาษีให้เลยเป็นเอกสาร ใบลดหนี้/ใบกำกับภาษี โดยจะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลได้
• การออกใบลดหนี้จากเอกสารต้นฉบับไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ /ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ระบบจะให้เราเลือกว่าจะเปิดหรือปิดการออกใบกำกับภาษี หากปิดออกใบกำกับภาษี เอกสารจะออกมาเป็นใบลดหนี้อย่างเดียว

ระบุข้อมูลการลดหนี้

• ระบุสาเหตุของการลดหนี้: ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
• คำอธิบายอย่างย่อ: ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
• ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1: ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
  • รายการที่ 2: เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้
• มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่: จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
  • รายการที่ 1: รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
  • รายการที่ 2: ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง

• กดเครื่องหมายติ๊กถูก แล้วระบุจำนวนที่ได้รับสินค้าคืน
  คือ รับคืน จำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500.00 บาท

การลดหนี้จะมี 2 รูปแบบคือ

รูปแบบที่ 1 การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน ระบบจะทำการติ๊กลดหนี้ให้อัตโนมัติ

แบบที่ 2 การลดหนี้จากเอกสารรับชำระเงินมาแล้ว ระบบจะติ๊กชำระคืนเงินให้อัตโนมัติ

จากตัวอย่างเป็นการลดหนี้แบบลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงินดังนั้น ระบบจะเลือกเป็นการลดหนี้แบบลดลูกหนี้ โดยระบบจะนำจำนวนที่ลดหนี้มาตัดชำระออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับเมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

ตัวอย่างการบันทึกบัญชี

สินค้าในสต็อคจะถูกตัดออกให้

– จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร –