ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร ใน PEAK

การออก ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คือการสร้างเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าโดยไม่ต้องอ้างอิงถึงใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จรับเงินเดิมในระบบ ซึ่งมีประโยชน์ในหลายสถานการณ์ เช่น กรณีที่เอกสารต้นทางอยู่นอกระบบ PEAK หรือเมื่อต้องการรวมยอดคืนจากหลายบิลมาไว้ในเอกสารเดียว

ใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร คืออะไร

คือการออกใบลดหนี้ โดยที่ไม่ต้องอ้างอิงเอกสารในระบบ ทำให้สามารถกรอกข้อมูลในการลดหนี้ เช่น ราคา หรือจำนวนสินค้าที่ลดลงได้ตามความต้องการ ซึ่งอาจเป็นข้อมูลที่ไม่ตรงกับเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินที่เคยออกให้กับคู่ค้าก่อนหน้าได้ สามารถใช้ได้ในกรณีดังนี้

1. กรณีที่ทางกิจการอาจจะไม่มีเอกสารฝั่งรายได้อ้างอิง เช่น เอกสารต้นขั้วเป็นเอกสารที่เกิดก่อนยอดยกมาใน PEAK จึงไม่ได้บันทึกเอกสารย้อนหลังไว้ แต่บันทึกข้อมูลรายได้ไว้ตามงบการเงินที่สมุดบัญชีรายวัน
2. ออกเอกสารขายให้คู่ค้าหลาย ๆ ใบ แต่คู่ค้าคืนสินค้ามาในคราวเดียว จึงไม่สามารถทำลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสารได้
3. ไม่ทราบเอกสารขายต้นขั้ว จึงไม่สามารถออกเอกสารแบบอ้างอิงได้ แต่ระบบมีข้อมูลสต็อกและข้อมูลรายได้ตามบัญชีถูกต้องอยู่แล้ว

วิธีสร้างใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้

ตัวอย่าง ได้รับสินค้าคืนจากคู่ค้าจำนวน 2 หน่วย ราคาต่อหน่วย 2,000.00 บาท ซึ่งไม่ทราบว่าเป็นสินค้าของใบแจ้งหนี้เลขที่ใด

1. สร้าง ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร โดยไปที่เมนูรายรับ

ไปที่เมนูรายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง

เลือกรูปแบบใบลดหนี้เป็น “ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม” > คลิกปุ่ม “ถัดไป

2. ระบุรายละเอียดใน ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร

ระบุรายละเอียดเอกสาร เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก ข้อมูลลูกค้า กลุ่มจัดประเภท ข้อมูลราคาและภาษี

ข้อมูลการลดหนี้ ระบุสาเหตุการลดหนี้ และเลือกว่าจะ “รับคืนสินค้า” (เพิ่มสต็อก) หรือ “ไม่รับคืนสินค้า” (สต็อกไม่เปลี่ยนแปลง)

รายการ ระบุรายละเอียดสินค้าและราคาที่ต้องการลดหนี้

ที่ส่วนสรุปข้อมูล

• มูลค่าตามเอกสารเดิม ให้กด “แก้ไข” เพื่อระบุมูลค่าตามเอกสารเดิม โดยมูลค่าจะต้องมากกว่าหรือเท่ากับยอดที่ลดหนี้ จึงจะสามารถอนุมัติเอกสารได้
• มูลค่าที่ถูกต้อง ต้องแสดงยอด 0 หรือเป็นค่าบวก จึงจะอนุมัติเอกสารได้

3. วิธีชำระเงินสำหรับใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร

การชำระเงินสามารถเลือกทำได้หลายวิธี ดังนี้

3.1. กรณีคืนเงินให้คู่ค้า (พร้อมชำระเงิน)

หากกิจการพร้อมชำระเงินคืนให้คู่ค้าทันที สามารถเลือกข้อมูลวันที่ชำระและช่องทางการเงิน แล้วกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย

หากมีรายการปรับปรุง เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ให้ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” เพื่อบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเติม
*ช่องจำนวนเงินที่ชำระ จะปรับเพิ่ม/ลดอัตโนมัติตามการปรับปรุง ไม่ต้องแก้ไขยอดเงินเพิ่มเติมในช่องนี้

3.2. กรณีคืนเงินให้คู่ค้า (ตั้งหนี้ไว้ก่อน)

หากยังไม่พร้อมชำระเงินคืน สามารถทำการตั้งหนี้ไว้ก่อนโดยกดปุ่ม “ยังไม่ชำระเงิน(ตั้งหนี้ไว้ก่อน)”

แล้วจึงคลิกปุ่ม “อนุมัติใบลดหนี้”

3.3. การใช้ ใบลดหนี้ แบบไม่อ้างอิงเอกสาร ตัดชำระกับบิลอื่น

ปรับกล่องการชำระเงินเป็นแบบ “ขั้นสูง” และติ๊กช่อง “ตัดชำระกับเอกสาร” เพื่อระบุเลขที่เอกสารอื่น (เช่น ใบแจ้งหนี้) ที่ต้องการนำยอดเงินนี้ไปหักลบ

3.4. ลดหนี้แบบไม่คืนเงิน (เก็บยอดไว้ใช้ครั้งถัดไป)

สำหรับวิธีการลดหนี้โดยไม่คืนเงิน แต่เก็บยอดเงินนั้นไว้สำหรับหักลบกับการซื้อขายในครั้งถัดไป สามารถดูคู่มืออย่างละเอียดได้โดยคลิกที่นี่

– จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบไม่อ้างอิงเอกสาร –