ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร ใน PEAK
หากผู้ใช้งานต้องการ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถทำตามวิธีการในบทความนี้ได้
การออกใบลดหนี้ คือ การออกเอกสารเพื่อลดหนี้ให้คู่ค้าที่จ่ายเงินมัดจำ หรือมาซื้อสินค้า/บริการกับทางกิจการ
การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร คือ การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ (ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน) เป็นการออกเอกสารโดยใช้เงื่อนไขของเอกสารเดิม เช่น รายการสินค้า หรือราคาสินค้า ในการออกเอกสารลดหนี้เพื่อเปลี่ยนแปลงยอดสินค้า หรือราคาบางส่วน เป็นต้น
*แนะนำสัมมนา ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้ PEAK แล้วไม่มั่นใจว่าจะใช้งานได้ถูกต้อง หลักสูตรนี้คือคำตอบ
- เรียนรู้การตั้งค่า ออกเอกสาร บันทึกค่าใช้จ่าย และดูรายงานบัญชี
- รู้จักระบบการทำงานทั้งหมดของ PEAK และเริ่มต้นใช้ได้อย่างถูกต้อง แก้ไขเป็น ยกเลิกได้
- เปลี่ยนมือใหม่ให้ใช้ PEAK ได้ครบ onsite จบในวันเดียว ลงทะเบียนรุ่นถัดไปคลิก
วิธีการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร มีทั้งหมด 3 ขั้นตอนหลักๆ ดังนี้
- การเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้
- ระบุรายละเอียดของการลดหนี้
- การตัดชำระเงินของใบลดหนี้
ตัวอย่าง กิจการออกใบแจ้งหนี้ขายสินค้าจำนวน 20 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาทต่อมามีสินค้าเสียหายต้องลดหนี้พร้อมทั้งรับคืนสินค้าจากลูกค้าจำนวน 5 หน่วย ราคาต่อหน่วย 1,500 บาท
1. ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร โดยเลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้
สามารถเลือกทำรายการได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
1.1. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านเมนูใบลดหนี้
ไปที่เมนูรายรับ > ใบลดหนี้ > สร้าง
รูปแบบใบลดหนี้ เลือก “ลดหนี้จากเอกสารเดิม”
เลือกเอกสาร ทำการเลือกชื่อลูกค้า/คู่ค้า ประเภทเอกสาร(ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน) และเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
เมื่อเลือกข้อมูลครบถ้วนแล้ว > ให้คลิกปุ่ม “ถัดไป”
หลังคลิกปุ่ม “ถัดไป” ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
1.2. เลือกเอกสารที่ต้องการลดหนี้ ผ่านหน้าเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จรับเงินโดยตรง
ไปที่เมนูรายรับ > เลือกเมนู ใบแจ้งหนี้ (ใบส่งของ, บันทึกลูกหนี้) หรือใบเสร็จรับเงิน > ดูทั้งหมด
เลือกเลขที่เอกสารที่ต้องการลดหนี้
คลิกปุ่ม “ตัวเลือก” > เลือก สร้างใบลดหนี้
หลังเลือก สร้างใบลดหนี้ ระบบจะนำเข้าสู่หน้าสร้างเอกสาร
2. ระบุรายละเอียดของการลดหนี้ สำหรับ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร
2.1. ระบุข้อมูลพื้นฐานของเอกสาร
เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ออก การออกใบกำกับภาษีของใบลดหนี้
2.2 ระบุข้อมูลการลดหนี้
- ระบุสาเหตุของการลดหนี้ ระบุสาเหตุที่ลดหนี้
- คำอธิบายอย่างย่อ ระบบจะขึ้นคำอธิบายอย่างย่อให้อัตโนมัติ ตามประเภทสาเหตุที่ลดหนี้ สามารถแก้ไขระบุคำอธิบายตามที่ต้องการได้
- ลดหนี้ทุกรายการหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1 ทุกรายการ คือ การลดหนี้ทั้งเอกสาร
- รายการที่ 2 เฉพาะรายการ คือ ระบุรายการที่ต้องการลดหนี้
- มีการรับคืนสินค้าเพิ่มหรือไม่ จะมี 2 รูปแบบให้เลือกทำรายการ
- รายการที่ 1 รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะเพิ่มขึ้น
- รายการที่ 2 ไม่รับคืนสินค้า สินค้าใน Stock จะไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ตัวอย่าง รับคืนจำนวน 2 หน่วย จากที่แจ้งหนี้ไป 4 หน่วย ราคาต่อหน่วย 2,000.00 บาท
ดังนั้น เลือกรูปแบบการลดหนี้ เป็นแบบ “เฉพาะรายการ” > และเลือก “รับคืนสินค้า” > กดเครื่องหมายติ๊กถูกหน้ารายการสินค้า > ระบุจำนวนที่ได้รับ สินค้าคืน
2.3 สามารถกด “บันทึกร่าง” หรือ “อนุมัติอนุมัติใบลดหนี้”
เมื่อระบุข้อมูลของการลดหนี้ครบถ้วนแล้ว สามารถกดบันทึกร่างเอาไว้ก่อนได้ หรือกดอนุมัติใบลดหนี้เพื่อใช้งานเอกสารต่อไป
หากกดบันทึกร่าง ระบบจะทำการสร้างเอกสารใบลดหนี้ที่มีสถานะ “ร่าง” และสามารถกดอนุมัติในภายหลังได้
หากเข้าไปที่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะแสดงกล่อง “ข้อมูลใบลดหนี้” เพิ่มขึ้นมา ซึ่งจะแสดง
- ลำดับของใบลดหนี้
- วันที่ชำระใบลดหนี้
- สถานะของใบลดหนี้
- มูลค่าของใบลดหนี้
ในส่วนของ “ข้อมูลการชำระ” ซึ่งจะแสดง
- สัญลักษณ์เอกสารนี้ถูกล็อคเนื่องจากได้รับชำระไปในบางส่วน และเอกสารถูกนำไปอ้างอิงกับใบแจ้งหนี้แล้ว
- มูลค่าที่รอรับชำระหลังจากตัดกับเอกสารใบลดหนี้
- มูลค่าของใบลดหนี้มานำมาตัดกับใบแจ้งหนี้
3. การตัดชำระเงินของใบลดหนี้ สำหรับ ออกใบลดหนี้ แบบอ้างอิงเอกสาร
การลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร สามารถรับชำระเงินได้ 2 รูปแบบดังนี้
3.1. การลดหนี้จากใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่มีการรับชำระเงิน ระบบจะบันทึกล้างลูกหนี้
หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ยังไม่เคยรับชำระเงินมาก่อน เมื่อบันทึกใบลดหนี้ ระบบจะเลือกช่องทางการชำระเงินเป็นการตัดชำระกับเอกสารต้นฉบับ เพื่อล้างลูกหนี้ออกจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย
ตัวอย่างการบันทึกบัญชี
สินค้าในสต็อกจะถูกรับคืนให้อัตโนมัติเมื่อมีการรับคืนสินค้า
3.2 การลดหนี้จากเอกสารรับชำระเงินมาแล้ว ระบบจะให้บันทึกจ่ายเงินคืนให้ลูกค้า
หากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับมีการรับชำระเงินเต็มจำนวนจากลูกค้ามาก่อนแล้ว และคืนสินค้าภายหลัง เมื่อออกใบลดหนี้ ระบบจะให้เลือกช่องทางการเงินที่ต้องการใช้ชำระค่าสินค้าที่ลดหนี้คืนให้กับลูกค้า เมื่อตรวจสอบยอดแล้วสามารถกดอนุมัติใบลดหนี้ได้เลย
ข้อสังเกต
- การออกใบลดหนี้ โดยอ้างอิงกับเอกสารในระบบ สามารถอ้างอิงได้ 3 เอกสาร คือ ใบรับเงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จรับเงิน
- เอกสารใบรับเงินมัดจำ จะถูกล็อกไว้เป็น “ไม่รับคืนสินค้า” เสมอ เนื่องจากเอกสารไม่มีการบันทึกสต็อกสินค้า
- ใบแจ้งหนี้ที่นำใบรับเงินมัดจำมาตัดแล้ว จะไม่สามารถออกใบลดหนี้ได้
แนะนำสัมมนา แอดมินมือใหม่หรือเจ้าของกิจการที่อยากเข้าใจงานเอกสาร-บัญชี ต้องไม่พลาด
- สอนตั้งแต่จัดการเอกสารธุรกิจ ส่งสำนักงานบัญชี
- จนถึงใช้งาน PEAK อย่างคล่อง พร้อมลงมือทำ Workshop จริง
- Workshop Super Admin (2 วันเต็ม) ลงทะเบียนรุ่นถัดไปคลิก
– จบขั้นตอนการออกใบลดหนี้แบบอ้างอิงเอกสาร –