ในการจัดทำและส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มในรูปแบบกระดาษให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ ถือเป็นต้นทุนของธุรกิจในการจัดส่งเอกสารและการจัดเก็บ เพื่อเป็นการตอบสนองนโยบายของรัฐบาลในโครงการระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ กรมสรรพากรจึงมีการพัฒนาระบบการออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดภาระต้นทุนและเพิ่มศักยภาพของผู้ประกอบการ โดยผู้ประกอบการสามารถส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ถึงลูกค้าและกรมสรรพากรได้อย่างรวดเร็วในยุคดิจิทัลนี้
โครงการระบบภาษีและเอกสารธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร
เป็นโครงการพัฒนาการจัดทำและนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ (e-Receipt) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของแผนยุทธศาสตร์ National e-Payment อันเป็นนโยบายที่รัฐบาลผลักดันระบบการชำระเงินและระบบภาษีของประเทศไปสู่ระบบดิจิทัล
เป้าหมายของโครงการเพื่อเป็นการปรับปรุงกฎหมายและระเบียบที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ภาคธุรกิจ สามารถจัดทำและส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ให้สะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
สำหรับประโยชน์ที่ผู้ประกอบการจะได้รับจากโครงการดังกล่าว มีดังนี้
1. เป็นการลดขั้นตอนในการจัดทำ e-Tax Invoice และ e-Receipt ได้แก่การลดขั้นตอนในการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น
2. มีช่องทางในการส่ง e-Tax Invoice และ e-Receipt ที่หลากหลายขึ้น และสอดคล้องกับขีดความสามารถทางเทคโนโลยี ได้แก่ การส่ง e-Tax invoice และ e-Receipt ผ่านระบบจดหมายและอิเล็กทรอนิกส์กลาง (Simple centrally signed email) เป็นต้น
3. ภาระในการจัดเตรียมเอกสารในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มลดลง โดยกรมสรรพากรจะจัดทำรายงานภาษีขายโดยอัตโนมัติ (Electronic vat report) เมื่อข้อมูลภาษีซื้อ ภาษีขายบนระบบอิเล็กทรอนิกส์ครบถ้วน
ความแตกต่างระหว่าง e-Tax Invoice by Email กับ e-Tax Invoice & e-Receipt
ในการจัดทำ e-Tax Invoice มีด้วยกัน 2 รูปแบบ ดังนี้
1. e-Tax Invoice by Email
เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ภายใต้โครงการระบบภาษีและ ที่จัดทำขึ้นเพื่อรองรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี มีจำนวนใบกำกับภาษีที่ออกไม่มากนักและยังไม่พร้อมที่จะออกใบกำกับภาษีแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างสมบูรณ์ตามที่กรมสรรพากรกำหนด
e-Tax Invoice by Email เป็นการจัดทำใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เป็นไฟล์PDF-A3 มีการลงลายมือชื่อด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic signature) แล้วส่งผ่านระบบของสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ. หรือ ETDA) เพื่อรับรองเวลาด้วยระบบ Email โดยผู้ประกอบการไม่ต้องส่งไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ให้กรมสรรพากร
ผู้มีสิทธิออก e-Tax Invoice by Email
ผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email ต้องยื่นคำขอต่ออธิบดีกรมสรรพากรผ่านเว็บไซต์ของกรมสรรพากร ตามแบบ ก.อ.01 โดยต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
2. กิจการมีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
3. ต้องไม่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับอนุมัติหรืออยู่ระหว่างการพิจารณาอนุมัติในการจัดทำ ส่งมอบและเก็บรักษาใบกำกับภาษีและใบรับอิเล็กทรอนิกส์
4. ไม่มีพฤติการณ์หลีกเลี่ยงการเสียภาษี ไม่มีประวัติการออกและใช้ใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยมิชอบด้วยกฎหมาย
ขั้นตอนการทำงานระบบ e-Tax Invoice by Email
1. การสร้างใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบ PDF/A-3
2. การส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
ผู้ออกใบกำกับภาษี (ผู้ขายหรือผู้ให้บริการ) ใช้อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ส่งใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อทางอีเมล (ระบุได้ 1 อีเมลเท่านั้น) และสำเนาอีเมล (Email CC) ไปยังระบบกลางของสพธอ. (ETDA) หรืออีเมล csemail@etax.teda.th เพื่อประทับรับรองเวลา โดยอีเมล 1 ฉบับ แนบไฟล์เพียง 1 ไฟล์
3. การตรวจสอบใบกำกับภาษี
ใบกำกับภาษีที่ส่งไปยัง สพธอ. จะได้รับการประทับรับรองเวลา จากนั้นระบบจะทำการจัดส่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการประทับรับรองเวลาไปยังผู้ออกใบกำกับภาษีและผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ ซึ่งถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice by Email
1. ทำให้ผู้ประกอบการเกิดความคุ้นเคยและตระหนักถึงความสะดวกของการออกและใช้ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
2. เป็นการเตรียมความพร้อมสำหรับผู้ประกอบการในการพัฒนาไปสู่ระบบการออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่สมบูรณ์ในอนาคต
3. ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์และการจัดเก็บใบกำกับภาษี
2. e-Tax Invoice & e-Receipt
e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) คือใบกำกับภาษีรวมถึงใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ ที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ และลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หรือได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ด้วยระบบ e-Tax Invoice by Email
e-Receipt (ใบรับอิเล็กทรอนิกส์) คือใบรับหรือใบเสร็จรับเงินที่ได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล ด้วยวิธีการที่กรมสรรพากรกำหนด
ผู้ที่มีสิทธิออก e-Tax Invoice และ e-Receipt
ผู้ประกอบการที่ขอจัดทำ e-Tax Invoice และ e-Receipt มีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มหรือมีหน้าที่ออกใบรับ
2. มีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์
3. มีระบบการควบคุมภายในที่ดี โดยมีวิธีการสร้าง ส่ง และเก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้
ขั้นตอนการทำงานของระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt
1. จัดทำข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามรูปแบบที่กำหนดในรูปแบบ XML หรือรูปแบบอื่นที่ลงลายมือชื่อ
ดิจิทัล
2. ส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
3. นำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากร ด้วยวิธี
3.1 Web upload เป็นการส่งข้อมูลให้กับสรรพากร โดยการ upload file ในรูปแบบXML
ให้แก่กรมสรรพากรผ่านทางเว็บไซต์ etax.rd.go.th
3.2 Service provider เป็นการเลือกใช้บริการส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ กับผู้ให้บริการส่งข้อมูลที่
กรมสรรพากรรับรอง
3.3 Host to host สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการส่งข้อมูลจำนวนมาก (ไม่น้อยกว่า 500,000
ฉบับ/เดือน) และอยู่ในการกำกับดูแลของกองบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่
4. เก็บรักษาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt
1. ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายในการจัดพิมพ์และการจัดเก็บใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน
2. ลดภาระในการจัดเตรียมเอกสารให้แก่กรมสรรพากร
3. ผู้ประกอบการสามารถนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้หลายวิธี
ผู้ประกอบการควรเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice by Email หรือ e-Tax Invoice & e-Receipt
ในการเลือกใช้ระบบ e-Tax Invoice ให้เหมาะสมกับธุรกิจ กิจการสามารถเลือกใช้ตามความเหมาะสมโดยพิจารณาความแตกต่างระหว่าง e-Tax invoice และ e-Receipt กับ e-Tax Invoice by Email ซึ่งสรุปดังนี้
โปรแกรมบัญชี PEAK นอกจากจะสามารถจัดการงานบัญชีได้แล้ว ยังสามารถออกเอกสารด้านภาษี นำส่ง e-Tax Invoice by Email ได้จากโปรแกรม PEAK พร้อมนำส่งกรมสรรพากรได้ทันที โดยดูขั้นตอนการส่งใบกำกับภาษี ได้ที่บทความนี้ “วิธีส่งใบกำกับภาษีผ่าน e-Tax Invoice by Email (R036)” จาก คู่มือโปรแกรม PEAK
สมัครใช้งานโปรแกรมบัญชี PEAK ฟรี คลิก peakaccount.com
หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมทาง inbox ของ Facebook PEAK โปรแกรมบัญชีออนไลน์
